Acta de entrega del inmueble: qué revisar al entrar y salir
Cómo hacer el acta de entrega de un inmueble en alquiler: qué revisar por espacio, qué fotos tomar y qué firmar al entrar y al salir.
La mayoría de las discusiones por el estado de un inmueble nacen de lo mismo: nadie recuerda con certeza cómo estaba el día de la entrada. El dueño cree que la pared estaba limpia; el inquilino, que ya tenía esa mancha. Sin un registro, la conversación se convierte en una cuestión de memoria y de confianza.
El acta de entrega resuelve eso con un documento sencillo y unas fotos. Toma una hora y evita semanas de desacuerdo. Esta guía te explica qué revisar, cómo documentarlo y cómo repetir el mismo ejercicio al salir.
Qué es y para qué sirve
El acta de entrega (o inventario de entrada) es una descripción por escrito del estado del inmueble al comenzar el alquiler. Sirve para tres cosas:
- Fijar el punto de partida. Todo lo que no está anotado como daño se entiende que estaba bien.
- Comparar al salir. El acta de salida se hace con la misma lista, y la diferencia es lo que se discute.
- Sustentar el depósito. Si descuentas algo del depósito, el acta y las fotos explican por qué. Lo desarrollamos en depósito de garantía.
Esta guía es orientación general. El valor legal de un acta cambia según el país; si quieres que sea parte formal del contrato, pregunta a un abogado local.
Antes de la visita: prepara tres cosas
- Una lista por espacios (puedes usar la de abajo). Imprímela o ten una copia en el teléfono.
- Un teléfono con espacio y batería para fotos y video. Activa la fecha en las fotos si tu cámara lo permite.
- Dos copias del acta, o una versión digital que ambos puedan guardar.
Haz el recorrido con el inquilino presente, antes de que meta sus cosas. Con los muebles dentro es mucho más difícil ver paredes y pisos.
Qué revisar, espacio por espacio
No necesitas un documento de diez páginas. Necesitas que cada espacio tenga una descripción y una foto. Esta tabla es un punto de partida:
| Espacio | Qué revisar | Qué fotografiar |
|---|---|---|
| Entrada y puertas | Cerraduras, chapas, timbre, llaves y copias | Cada puerta completa y las llaves juntas |
| Sala y recámaras | Paredes, pisos, ventanas, cortinas, contactos, luces | Cada pared con marcas y esquinas del techo |
| Cocina | Estufa, fregadero, llaves de agua, gabinetes, fugas | Interior de los gabinetes y debajo del fregadero |
| Baño | Regadera, sanitario, lavabo, presión del agua, humedad | Juntas del azulejo y techo (por humedad) |
| Servicios y medidores | Lecturas de luz, agua y gas el día de la entrega | El medidor con el número visible |
| Exteriores | Patio, balcón, azotea, estacionamiento, bodega | Estado general y cualquier daño previo |
| Muebles y aparatos | Lista de lo que se entrega y si funciona | Cada pieza con su número de serie, si lo tiene |
Cómo describir un daño
Evita adjetivos y usa datos. "Mancha en la pared" no ayuda; "mancha de humedad de unos 30 cm junto a la ventana de la recámara 2, esquina superior derecha" sí. Si un daño se ve en la foto, escribe el nombre del archivo en el acta.
Medidores y llaves
Estas dos cosas se olvidan siempre y provocan discusiones después. Anota la lectura de cada medidor con su fecha y cuántas llaves (y de qué tipo) se entregan. Al salir, la diferencia de lectura te dice qué consumo corresponde a cada quien.
Cómo cerrar el acta
Cuando termines el recorrido, revisen el documento juntos. Un acta firmada sin leerla vale menos que una leída con calma. Que incluya:
- La fecha y la dirección completa, con la unidad.
- El nombre del propietario y del inquilino.
- La descripción de cada espacio y la lista de muebles o aparatos.
- Las lecturas de los medidores y el número de llaves.
- Una frase que indique que el inquilino recibe el inmueble "en el estado descrito".
- La firma de ambos, o la aceptación por escrito si se hace a distancia.
Después, envía las fotos al inquilino y guárdalas junto al contrato. Un mensaje corto cierra el círculo:
El acta de salida: la misma lista, otro día
Cuando termina el contrato, repites el recorrido con la misma lista y, en lo posible, las mismas tomas. Para eso vale la pena nombrar bien las fotos de entrada. Si el inquilino ya sacó sus cosas, el recorrido es más fácil.
Desgaste normal frente a daño
Una pared con pintura apagada tras tres años de uso es desgaste. Un agujero del tamaño de un puño es daño. Los criterios exactos dependen de cada país, pero esta distinción suele ser la base de lo que se puede descontar:
| Suele ser desgaste normal | Suele ser daño |
|---|---|
| Pintura apagada o con marcas leves | Paredes rotas, agujeros grandes, rayones intencionales |
| Piso con rozaduras por el uso | Piso roto, manchado de forma permanente o quemado |
| Cerraduras con holgura por los años | Cerradura forzada o llave perdida |
| Grifos con goteo por el desgaste | Fugas por uso indebido o golpes |
Si vas a descontar algo, muestra la foto de entrada, la de salida y la factura o cotización de la reparación. Con esas tres piezas, la mayoría de las conversaciones terminan rápido. Si tu contrato fija reglas para esto, estas son las cláusulas que conviene incluir.
Errores frecuentes
- Hacerla con prisa el día de la mudanza. Con cajas y camiones en la puerta nadie revisa nada.
- Una sola foto por habitación. Una vista general no muestra los detalles que luego se discuten.
- No firmarla. Sin firma ni respuesta del inquilino, el documento pierde casi todo su peso.
- No hacer el acta de salida. Sin ella, el acta de entrada no tiene con qué compararse.
- Guardar las fotos solo en tu teléfono. Haz una copia en la nube o en otro dispositivo.
Preguntas frecuentes
Es un documento donde se anota cómo está el inmueble el día que el inquilino lo recibe: estado de cada espacio, qué muebles o aparatos incluye, lecturas de medidores y cuántas llaves se entregan. Lo firman las dos partes, y se acompaña de fotos con fecha.
Depende del país y de cómo se use. En general, un documento firmado por ambas partes y fotos con fecha son evidencia útil si hay un desacuerdo, aunque el peso que le dé un juez o un mediador varía. Si quieres más seguridad, consulta con un abogado de tu país cómo hacerla y si conviene anexarla al contrato.
Déjale una copia, envíale las fotos y el texto por WhatsApp o correo y pídele que responda con sus comentarios en un plazo corto, por ejemplo tres días. Su respuesta, o su silencio, también queda como constancia.
Mientras dure el contrato y un tiempo después de la salida del inquilino. Un plazo prudente es hasta cerrar la liquidación del depósito y pasado el periodo en que podrías recibir un reclamo. Pregunta a un profesional local cuánto tiempo aplica en tu país.